Je fais attention dans ma façon de travailler pour optimiser mon temps et mes techniques de travail. Trier, organiser son espace de travail, c'est avoir une plus grande fluidité dans son travail, une facilité d'accès aux documents, un esprit plus clair, plus ordonné. Cela nécessite de prendre de nouvelles habitudes, d'appliquer les principes du minimalisme : moins mais mieux.
Organiser son espace de stockage :
Choisissez un seul et même endroit pour stocker vos fichiers. Je vous conseille d'opter pour le drive, accessible de partout avec la possibilité de partager vos fichiers.
Trier vos fichiers, supprimer les copies, les dossiers inutiles ou obsolètes, etc.
Ranger vos fichiers dans des dossiers. Organiser son endroit de stockage permet de s'y retrouver plus facilement, plus besoin d'aller rechercher dans ses mails. Prendre l'habitude de classer systématiquement ses fichiers téléchargés dans les dossiers est un gain de temps et d'énergie sur le long terme.
Vous pouvez aussi l'appliquer aux mails. Classer ses mails par projet, une fois le projet fini, on le glisse dans un dossier "projets archivés". Ne garder comme mails non classés que les mails nécessitant une réponse.
Au-delà de l'effet direct sur l'organisation simplifiée du travail, il y a un impact non négligeable en terme de réduction des émissions de gaz à effet de serres nécessaires aux datacenter à faire le ménage régulièrement dans ses fichiers. Penser également à vider régulièrement votre poubelle numérique !
Organiser son planning :
Une bonne optimisation de son planning permet de faire ses tâches dans des délais optimum.
Pour créer des périodes de travail efficaces, il faut des créneaux de 30 min à 2 h, puis changer d'activité (répondre à un mail en attente, à un message) puis revenir. Les créneaux ont l'avantage de garder une concentration optimum sur une période définie, assez longue pour avancer, et pas trop longue pour ne pas perdre la concentration. La reprise après une coupure permet d'avoir du recul, d'être plus efficace, et par conséquent obtenir des résultats plus pertinents dans des délais plus courts.
Passer moins de temps sur une tâche, être plus polyvalent dans sa journée sont des facteurs stimulant.
Pour ne pas se laisser envahir par les mails et tâches administratives, nous pouvons mettre en place des rituels :
- dédier des créneaux de 15 à 30 min maximum en début (traiter, répondre) et fin de journée (envoyer l'avancée de la journée).
- dans la journée classer dans un dossier "à lire / à traiter" les messages qui ne nécessitent pas une réponse immédiate, et attendez de finir la tâche ou l'étape que vous faisiez avant de répondre à un mail urgent.
Le plus important est de ne pas se couper dans sa tâche trop brusquement.
- minimiser les onglets ouverts, les outils de travail, un projet à la fois.
Se connaitre :
- Poser des limites sur ce que vous pouvez faire, sur le temps que vous pouviez y consacrer, sur le temps que cela va vous prendre, cela évitera la surcharge de travail mais aussi mentale.
- Ne pas avoir plus de 3 projets de taille moyenne en même temps, décaler légèrement les dates pour enchainer sans être surchargé ou avoir des périodes de vide. Etaler les projets dans le temps pour trouver un équilibre dans l'emploi du temps.
- Aller à l'essentiel : rendez une première version, attendez les premiers retours sans chercher la perfection avec le risque que cela ne convienne pas. Cela vous permettra d'avancer de façon linaire sans perdre de temps à refaire en profondeur.
- Adapter la tâche sur laquelle nous allons travailler suivant le créneau disponible, surtout si l'on a du mal à se mettre dans une tâche.
- Prévoir des créneaux d'indisponibilité, fixer des heures de rdv adéquats, c'est-à-dire pas en plein milieu d'une tache, mais privilégier des créneaux en début ou fin de matinée, début ou fin après-midi.
Ces quelques conseils d'organisation et d'optimisation me permettent d'être efficace dans mon travail, de toujours savoir où sont les choses, qu'est-ce que je dois faire, dans quel ordre, et combien de temps cela va durer en moyenne.