étape 1 : apprendre à estimer le temps que prend une tâche
La base de toute organisation de temps est de connaître combien de temps nous prend une tâche. Pour avoir une estimation, plusieurs solutions :
Demander à quelqu'un qui a l'habitude de faire cette tâche : première estimation
Prendre en compte le fait que vous ayez ou non déjà fait cette tâche, tâche quotidienne VS première fois
Si on a déjà fait au moins une fois la tâche, se demander combien de temps on prit la dernière fois
Plus tu seras combien tu as pris à chaque fois, plus tu pourras faire une moyenne précises.
Toujours se donner une marge de sécurité : pour rendre un projet où pour donner un rdv, estimer toujours un peu plus
Chercher à donner, selon vous, la durée minimal et maximal pour une tâche, et faites une moyenne à la hausse
Exemple : déposer un colis —> minimum 6/7 min si j'ai l'ascenseur, que j'ai tous les feux, qu'il n'y a pas de monde ; maximum 20 min ⇒ on va se dire que la moyenne est de 13min30, on va arrondir à la hausse et estimer qu'il nous faudra environ 15 min.
Pour une tâche très importante (tout un projet) diviser la en plusieurs étape, cela sera plus facile pour estimer chaque étape indépendamment
Exercice pour affinez votre estimation de la durée d'une tâche :
Faite la liste de ce que vous devez faire
Essayer d'estimer la durée minimum et maximum
Faites la tâche en question en vous chronométrant
Vérifier l'exactitude de vos estimations : si trop faible prenez les en compte et augmenter vos estimations, inversement si trop élevés
Faites cela sur une période donnée (une semaine par exemple)
Mais n'oubliez pas, calculer par petite tâche et non par projet. Plus précisément, une tâche doit être réalisable d'une seule traite, ou en un jour, sinon il faut diviser la tâche en sous-tâches.
De cette façon vous savez précisément par quoi commencer et vous faites les choses dans l'ordre.
Conseil : Nommer vos tâches de façon claires et précises :
Exemple : Commencer le projet SEO —> Rechercher tous les mots clefs en rapport avec le sujet du site
Astuce : Vous pouvez, si cela vous aide, faire un tableau pour avoir une référence sur les tâches récurrentes. Vous pourrez ainsi les classer par durée de la tâche. Voici un exemple :
Tâche | Durée |
Faire la vaisselle : laver, sécher, ranger | 20 min |
Passer l'aspirateur | 20 min |
Faire des recherches pour un sujet | 2 sessions de 2h |
Monter une première version de vidéo | une après-midi = 3-4h |
étape 2 : faire une to-do list, prioriser ses tâches et planifier
Faire une to-do de tout ce qu'on a à faire pro comme perso
Faire une tâche à la fois vous donne peut-être l'impression de pas avancer, mais avec une bonne organisation et une bonne estimation vous pourrez faire plus en moins de temps.
Faire 5 tâches parallèlement brouille votre vision et disperse votre énergie et votre temps.
L'endroit
Le lieu de stockage de la liste de tâche est très importante, car elle doit être disponible n'importe où, n'importe quand. Vous pouvez soit :
utiliser un logiciel qui synchronise votre portable et ordinateur : Pomotodo, Evernote ou Google Keep
choisir un des deux endroits.
Conseil : Si vous opter pour la deuxième option, je préconise d'avoir une liste sur votre portable qui ne vous quitte jamais, mais si vous n'avez pas la possibilité d'avoir votre téléphone, créer une to-do list temporaire en mode post-it virtuel sur votre écran, à la fin de la journée reportez là sur votre vrai to-do.
Organiser sa liste
L'avantage avec le numérique, c'est que l'on peut bouger les éléments, les modifier, les supprimer etc.
Votre liste doit se diviser en 3 catégories : à faire aujourd'hui, à faire dès que possible, à faire plus tard
Personnellement, je laisse simplement une ligne vide entre les 3 paragraphes, le plus haut étant le plus important/urgent.
Hiérarchiser ses tâches / gérer ses priorités : tâches importante / urgente
Importantes et urgentes : à faire aujourd'hui
Non-urgent et important : à faire dès que possible / planifier dans l'organisation
Urgent et Non important : à faire plus tard ou déléguer si possible
Non-Urgent et Non-important : ne pas faire
Reporter ses tâches dans un planning / Organiser son planning :
Dans le Google Agenda, vous pouvez deux types d'informations:
noter en priorité tous les évènements avec une date fixe ou limité : rendu projet, rdv médicale, etc.
Programmer des blocs de temps pour réaliser des tâches de votre to-do : l'idéale des bloc de 2h, 1h ou 30 min.
Il faut s'organiser par bloc temporel, par priorité, et chaque jour piocher sur ce qu'il y a à faire en haut de la pile suivant le temps disponible.
Si une tâche est récurrente, vous pouvez programmer un moment dans la semaine pour réaliser ces tâches, avec l'outil répéter de Google Agenda.
Conseil : Ne pas surcharger la liste "aujourd'hui" : environ 5 tâches qui selon vos estimations ne doit pas excéder le temps que vous avez de disponible.
Exemple : tâche 1 - 2h + tâche 2 - 30 min + tâche 3 - 1h + tâche 4 - 20 min + tâche 5 - 2h ⇒ Vous avez 5 tâches qui vous prendrons, selon vos estimations, 5h50 min.
Si vous avez seulement 5h de libre aujourd'hui, de facto il faut ajourner une ou plusieurs tâche, ou vous pourrez en commencer une que vous devrez finir le lendemain.
Ici, il faut se référer au tableau urgent /important, selon ce tableau classer vos tâches en priorité, faites d'abord le Urgent et Important, et si vous avez encore un peu de temps faites le non-urgent-important.
A la fin de la journée ce que vous n'avez pas pu traiter, vous le mettrez pour demain.
Deux habitudes à prendre : 1 objectif hebdomadaire et 1 objectif quotidien
Chaque soir, préparez votre liste de tâches du lendemain. Sélectionnez les tâches concernées dans “À faire dès que possible” et placez les dans “À faire aujourd’hui”. Incluez chaque jour une “tâche importante du jour” à faire en premier. Ajouter dans "à faire dès que possible" les modifications et ajout de tâche qu'il y a eu dans la journée. Notez tout en haut de votre liste un objectif important pour la journée.
En fin de semaine (vendredi en fin d’après midi ou dimanche soir), relisez le fichier “À faire Plus tard” et placez les tâches à accomplir cette semaine dans “À faire dès que possible”. Notez tout en haut de votre liste un objectif important pour cette semaine. Réservez le nombre de créneaux nécessaires pour avancer sur les tâches importantes.
"Toutes ces choses à faire qui gravitent dans votre tête forment un poids considérable. Il est difficile à manier, à organiser. Il vous embrouille, ralentit votre cerveau, pompe votre énergie. Une fois transféré dans votre to-do list, de la façon dont on a parlé, ce poids ne rendra pas votre feuille ou votre document plus lourd. Mais votre tête, elle, vous dira merci."
étape 3 : installer une routine
Une bonne optimisation de son planning permet de faire ses tâches dans des délais optimum.
Pour créer des périodes de travail efficaces, il faut des créneaux de 30 min à 2 h, puis changer d'activité ou faire une pause pour mieux revenir. Les créneaux ont l'avantage de garder une concentration optimum sur une période définie, assez longue pour avancer, et pas trop longue pour ne pas perdre la concentration. La reprise après une coupure permet d'avoir du recul, d'être plus efficace, et par conséquent obtenir des résultats plus pertinents dans des délais plus courts.
Pour ne pas se laisser envahir par les mails / tâches administratives, nous pouvons mettre en place des rituels :
dédier des créneaux de 15 à 30 min maximum par jour ou par semaine selon la charge avec un jour dédier : le lundi ou le vendredi pour se libérer l'esprit durant la semaine pour ne pas à avoir à le faire le week-end
dès qu'il y a une nouvelle tâche qui apparait mettez-là sur votre to-do, et insérer là dans votre planning en début de semaine dimanche soir ou au milieu de la semaine si urgent/important
Se connaître :
Poser des limites sur ce que vous pouvez faire, sur le temps que vous pouvez y consacrer, sur le temps que cela va vous prendre, cela évitera la surcharge de travail mais aussi mentale.
Etaler les projets dans le temps pour trouver un équilibre dans l'emploi du temps.
Adapter la tâche sur laquelle nous allons travailler suivant le créneau disponible, surtout si l'on a du mal à se mettre dans une tâche, commencer par des tâches de 30min max.
Prévoir des créneaux d'indisponibilité pour les autres personnes, où vous pourrez avancer sur vos tâches/projets.
Planifier des temps pour vous dans la journée, des choses que vous avez envie de faire, mais pareil regarder combien de temps vous devez ou pouvez y consacer, regarder un film il vous faut un minimum de 2h voir plus.
De la même façon en organisant vos tâches sur le long terme pour pourrez maintenir une bonne hygiène de vie : heure de couché / heure de levé, prendre le temps de manger
Ces quelques conseils d'organisation et d'optimisation me permettent d'être efficace dans mon travail, qu'est-ce que je dois faire, dans quel ordre, et combien de temps cela va durer en moyenne.
Exemple de template pour une semaine sur Google Agenda :
Conseils/Astuces :
Mettez votre 1er onglet favoris en Google Agenda
Avoir toujours une liste en post-it sur l'ordi pour noter au fur et à mesure de la journée les choses à reporter sur la liste ou sur votre agenda pour ne rien oublier.
Ne pas oublier le côté perso comme le pro : mette des couleurs différentes sur votre agenda pour estimer l'équilibre
Créer un environnement de travailler propice : trouver des lieux où vous ne dérangez personne et personne peut vous déranger, communiquer sur vos créneaux de travail (ne pas être déranger pendant 1h), mettez un casque cela vous isole un peu du bruit (surtout si vous mettez en fond de la musique sans parole) mais cela disuade la communication.
Respecter vos cycles, ne pas prévoir trop pour ne pas déborder sur votre temps pour vous ou votre temps de sommeil, prendre le temps de manger, etc.
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